Aquest article forma part d’un conjunt d’entrades al blog sobre la plataforma Zoom.

En aquesta entrada expliquem com programar una reunió de Zoom Meeting.

El servei Zoom de videoconferència té diferents versions. Les dues més importants són Zoom Meeting i Zoom Webinar. A Zoom Meeting la sessió es pot considerar més horitzontal, ja que permet a tothom interactuar i compartir informació.

Zoom Webinar és un complement que permet organitzar actes grans sense contacte directe entre les persones assistents. Es fa servir a actes públics de dinàmica semblant a una taula rodona.

Consulta la comparativa entre Meetings i Webinars de Zoom.

Zoom Meeting és l’estàndard que expliquem a continuació.

Com programar una reunió

Quan entrem al nostre compte de Zoom, seleccionem “Reuniones” en el menú lateral esquerra i cliquem “Programar una reunión”.

Si ho fem dins de l’activitat de l’aula Moodle, veurem la mateixa pàgina, sense el menú de l’esquerra. El procés que expliquem a continuació és bàsicament el mateix (tot i que algunes opcions no coincideixen: des del compte de Zoom hi ha més control d’algunes configuracions).

Un cop dins hem de configurar els detalls de la reunió.

  1. Tema: Escrivim el nom de la sessió tal i com volem que el visualitzin els participants quan rebin la invitació de Zoom.
  2. Descripció: Aquest camp és opcional. Només el veurà la persona que accedeix a aquest compte de Zoom. Ens pot servir per identificar la sessió si hem de crear-ne més amb el mateix nom.
  3. Quan: Indiquem el dia i hora d’inici de la sessió. Cal tenir en compte que Zoom utilitza el rellotge 00:00 – 12:00 AM i PM. La sessió es pot començar en qualsevol moment des de la seva creació, però la data i hora programades són les que constaran en la invitació que rebran els participants.
  4. Durada: Cal indicar la durada de la sessió.
  5. Zona horària: D’entrada l’opció que ens surt predeterminada és la correcta (GMT+2:00) Madrid). Tenim la possibilitat de marcar l’opció de reunió recurrent. En aquest cas l’Id serà el mateix a totes les sessions. Aquesta opció ens obrirà una nova finestra per configurar la recurrència de les sessions (freqüència, nombre de repeticions…).
  6. Inscripció: Generalment ho deixarem desmarcat. D’aquesta manera enviarem l’enllaç, l’Id de la sessió i el codi d’accés als participants. Si marquem el camp d’inscripció obligatòria, els participants s’hauran d’inscriure prèviament a la sessió i rebran de manera automàtica un correu confirmant la seva inscripció amb l’enllaç, l’Id de la sessió i un codi d’accés personal i intransferible que els permetrà entrar a la sessió.
  7. Seguretat: Aquest és el codi d’accés que enviarem als participants, si no hem marcat el camp d’inscripció obligatòria. Recomanem marcar el camp de sala d’espera com a mesura de seguretat extra, ja que permet a l’amfitrió controlar quan els participants puguin accedir a la sessió. Consulta les Prácticas recomendadas para proteger sus reuniones de Zoom (pdf).
  8. Vídeo: Aquesta opció habilita o deshabilita el vídeo de l’amfitrió i participants quan s’uneixen a la sessió.

Continuant amb la configuració de la reunió, trobem els següent ítems:

  1. Àudio: Recomanem deixar l’opció que ens surt per defecte: “Audio de la computadora”.
  2. Opcions de la reunió: Ens permet configurar unes opcions addicionals.
    1. Habilitar entrar abans que l’amfitrió: És important no marcar aquesta opció ja que els participants podrien accedir a la sessió en qualsevol moment sense l’amfitrió.
    2. Silenciar els participants a l’entrar: Si l’opció anterior no està habilitada, hi ha l’opció de silenciar tots els participants a mesura que vagin entrant a la sessió. Recomanem marcar aquesta opció ja que una vegada a dins cada participant la pot modificar.
    3. Només els usuaris autenticats poden unir-se: Aquesta opció obliga els participants a autenticar-se (iniciar sessió a Zoom) abans d’unir-se a la sessió. Això vol dir que només es podran connectar els usuaris amb correus electrònics @uvic.cat i @umedicina.cat; si entren a través de l’activitat del campus, això serà transparent pels participants.
    4. Preassignació de sales per grups petits: Aquesta opció només està disponible quan hem activat l’opció anterior (tots els participants tenen compte de Zoom) o importem un fitxer .csv. En cas contrari, igualment un cop iniciada la sessió podrem dividir els participants en sales petites.
    5. Gravar la reunió de manera automàtica al núvol: Aquesta opció és a criteri de cada amfitrió. En cas que es consideri oportú gravar la sessió caldrà seleccionar-la i la gravació estarà disponible a l’apartat de “Grabaciones” del menú lateral esquerre del nostre compte de Zoom.
  3. Amfitrions alternatius: Tenim l’opció d’afegir amfitrions alternatius sempre que siguin usuaris de Zoom amb llicència al nostre compte UVic, per tal que puguin començar la reunió quan nosaltres no haguem iniciat la sessió. L’amfitrió alternatiu rebrà un correu electrònic amb l’enllaç per iniciar la sessió. Consult l’ajuda de Zoom sobre aquest punt.
  4. Interpretació: Hi ha l’opció d’incorporar intèrprets a la sessió. Si seleccionem aquesta opció s’obrirà un camp on podrem indicar el correu electrònic de l’intèrpret i en quin idioma o idiomes traduirà l’àudio de la sessió. Una vegada iniciada la sessió, l’amfitrió podrà començar la funció d’interpretació per tal que cada intèrpret pugui accedir al seu canal d’àudio i els participants puguin seleccionar en quin idioma volen seguir la sessió. La gravació de la sessió només inclourà l’àudio original. Consulta l’ajuda de Zoom sobre aquest punt.
  5. Guardar: Un cop configurats els detalls de la sessió, seleccionem “Guardar”.

A continuació, ens apareix una pantalla amb la informació i els detalls de la configuració de la reunió i l’enllaç d’invitació que enviarem als participants (en cas d’haver programat una reunió sense inscripció obligatòria).

Reunió sense inscripció obligatòria

Tal i com hem comentat en la configuració de la sessió, generalment deixarem desmarcat el camp d’inscripció obligatòria. D’aquesta manera enviarem l’enllaç, l’Id de la sessió i el codi d’accés als participants.

Si l’accés dels participants és a través de l’activitat Zoom a l’aula Moodle, només hauran d’entrar en aquesta i clicar el botó d’unir-s’hi.

  1. Enllaç d’invitació: Farem click a “Copiar invitación” i s’obrirà una nova finestra amb la informació de la inscripció. Aquesta és la informació que enviarem als participants amb l’enllaç, l’Id de la sessió i el codi d’accés.
  2. Iniciar aquesta reunió: La sessió es pot començar en qualsevol moment des de la seva creació, però la data i hora programades són les que consten en la invitació que reben els participants.

Si hem seleccionat el camp d’inscripció obligatòria, consulta els passos a seguir i les opcions de configuració.

Consulta com personalitzar l marca, crear enquestes i altres opcions de configuració.

Iniciar la reunió

Per iniciar la sessió, situarem el cursor a sobre del nom i seleccionarem el botó “Iniciar” que ens apareixarà al costat dret. També tindrem l’opció d’editar o eliminar la sessió.

Per a més informació, consulta el portal d’ajuda de Zoom.

Per tal de facilitar l’organització de reunions a través de Zoom, s’ha activat un complement al correu electrònic que ens permet programar una reunió zoom o iniciar-la al moment, afegint a un correu nou la informació per entrar i també el link. Permet enviar el correu als participants amb tota la informació mencionada. Per a més informació, consulta l’ajuda Organitzar reunions zoom des del calendari de Outlook que han publicat des de l’Àrea de les TIC.